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Das sollte schon lange mal passieren, dass ich mich über Organisation auslasse. Daniel Pardella (@toxicdemongibt dazu jetzt Anlass, er hat gefragt.

Wenn die täglichen Aufgaben mehr werden und mehr Dinge überblickt werden wollen, reicht es nicht mehr sich darauf zu verlassen das alles im Kopf bleibt. Die Erfahrung sagte mir irgendwann, dass die Sachen da schon drin bleiben, aber nicht zum passenden Zeitpunkt rauskommen.

Ich habe mir also GTD (Amazon) angesehen und angewöhnt und meine Tools entsprechend angepasst. Das war ein längerer Prozess, es reichte leider nicht, sich einmal durch das Buch zu lesen. Oliver Gassners Lesehilfeservice hat ebenso geholfen wie verschiedene GTD-Gruppen und Podcasts.

Es folgt eine Übersicht über von mir genutzte Tools:

Evernote

Schnelle Gedanken und Ideen, kurze Notizen und Mitschriften von Besprechungen, Bookmarks im Browser. Alles war mir so einfällt. Kurz: der Notizblock, das Notizbuch, aber elektronisch.

Hier sammle ich alles was so kommt ziemlich einfach ein. Dank Evernote Skitch gehen auch kurze Skizzen. Sprachnotizen, Bilder, OCR-Scans sind auch kein Problem und gehen so einfach von der Hand (oder besser: aus dem Kopf). Evernote ist meine „eine Inbox„, Bookmarksynchronisationstool und mein mobiles Notizbuch in einem.

Es gibt Clients für so ziemlich jedes System (Windows, Mac, Android, auch Iphone), die Bedienung ist einfach. Leider sind im Android- und im Windowsclient noch nicht alle Aktualisierungen drin, aber das wird noch.

Über Schlagworte, Lokalisierung und Reminder lassen sich die Notizen auffindbar machen.

Es gibt sogar einen Ansatz, nur mit Evernote GTD zu machen: the secret weapon.

Google Mail und Calendar

Email ist wahrscheinlich das Mördertool bei der Menge an Noise, die da so ankommt. Ich bin bestrebt, alle Arten von Notifications via Mail schnell auszuschalten, Social Media-Kram läuft sowieso auf eine eigene Emailadresse. Trotzdem bleibt viel übrig, was sortiert sein will. Ich scanne eine Mail-Inbox – die mit den wichtigen Dingen – ständig mit, gehe die anderen abends durch und sortiere sie aus. Mir reicht dafür allerdings der Mailclient von GMail für Android auf dem Mobiltelefon.

Ich habe einige Varianten durchprobiert und bin dabei gelandet, alles was weiterbearbeitet werden soll an Evernote weiterzuleiten – in die „eine Inbox„.  Einmal in der Woche mache ich das sauber und reviewe, wobei Evernote die „eine Inbox“ ist, die ich säubern will von den kurzen Aufgaben, die ich nicht schon erledigt habe. Angenehm ist dabei, das mir neben den verschiedenen Clients an Windows-, Linux- und Androidgeräten auf dem Hauptrechner auch noch ein Archiv zur Verfügung steht, in dem ich alte Dinge lagern und archivieren kann.

Remember the Milk

Ideen, Aufgaben, Projekte – alles was länger dauert und mehrerer Schritte bedarf, geht von Evernote nach Remember the Milk. Das gilt auch für Aufgaben, die ich weiter gegeben habe, weil es jemanden gab der es besser erledigen kann als ich.

Es gibt zwar gute GTD Programme für den Mac, aber das „eins-für-alle“ Tool ist nicht darunter. Das beste Programm – Things – wollte lange nicht mit dem Internet und will immer noch nicht mit Android. Es scheidet daher für mich aus. Ich habe einige andere Dinge ausprobiert, RTM ist für mich am vollständigsten gewesen. Ich habe mir ein paar entsprechende Listen angelegt (@next, @call, …) und arbeite diese einmal in der Woche durch um zu reviewen.

Remember the Milk ist das Tool, mit dem ich meine Aufgaben verwalte. Dank der Verknüpfung zu Evernote ist das entsprechend einfach, auch andere Webdienste (sogar Twitter) lassen sich anbinden. Auch hier ist das Mobiltelefon zentral, die Webseite wird von mir nur zum befüllen und reviewen genutzt (und manchmal zum abhaken).

Ein Beispiel: wir benötigen derzeit Dinge vom Möbelhändler. Ich habe in Evernote ein Notizbuch „einkaufen“, in das ich alle Ideen speichere, die in dem Zusammenhang stehen, Webseiten, Skizzen…

… diese Notizen fasse ich zusammen zu einem Einkaufszettel, der dann direkt mit der Remember the Milk Aufgabe zusammengehängt wird, die den Einkauf als Aufgabe sieht: als zweistündige Exkursion zu einem Möbelhaus meiner Wahl. Dort habe ich dann den Einkaufszettel entsprechend zur Verfügung und weiß meist schon, an welches Regal ich muss, weil das auf der Webseite des Möbelhandels in aller Regel zu finden ist.

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Die nächste Aufgabe, diese Möbel zusammen zu bauen, ist auch schon da & wartet im Moment nur darauf, das die letzten Teil geholt werden.

Ich habe alles im Blick und muss gar nicht mehr daran denken. Und wenn dann demnächst noch Evernote Reminder in der Android- und Windowsversion ausgerollt werden, wird alles noch besser.

Exkurs: Outlook

Im Office bin ich auf Outlook angewiesen. Zwar nutze ich auch hier Evernote, um Notizen aus Meetings und Besprechungen zu verarbeiten, aber Arbeitsmails sammeln sich in Outlook. Ich nutze hier das Outlook-Plugin von NetCentrics, das ist ausreichend. Auch das funktioniert nach GTD-Prinzip ganz leidlich, auch die hier auflaufenden Aufgaben werden wöchentlich reviewt.

Papier?

Papier nutze ich eigentlich überhaupt nicht mehr. Zum Notieren in Gesprächen, diese Notizen kommen aber sofort in den jeweiligen elektronischen Topf, Mail oder Evernote. Zwischenzeitlich habe ich begonnen, auch solche Notizen (in Besprechungen) direkt nach Evernote zu schreiben, ohne Papier. Ich habe noch ein Tagebuch aus Papier. Das reicht.

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Fazit?

Das beste Setup, die beste Organisationsform muss aus dir selbst kommen. Es muss kontrolliert sein. Regelmäßig. Sich Aufgaben nur aufzuschreiben hilft nicht, sie müssen am richtigen Ort zur richtigen Zeit verfügbar sein und unter Kontrolle gehalten werden. Ich reviewe berufliche und private Aufgaben einmal in der Woche getrennt voneinander und halte mich so auf dem laufenden. Was sich mit GTD für mich wirklich verbessert hat, ist der Überblick über Aufgaben, die ich an andere vergeben habe, also delegiert. Darüber dann auch noch den Überblick zu behalten, also nicht nur seine eigenen Dinge im Kopf zu halten sondern auch die, die Kollegen, Freunde oder die Freundin ausführen wollten, das ist für mich die hohe Kunst.

Und es ist am schwierigsten.

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Es laufen derzeit zwei Blogparaden. Eigentlich lasse ich dies seit geraumer Zeit an mir vorüber ziehen. Uneigentlich berühren diese beiden Themengebiete meine Interessen und es juckt mich so in den Fingern, dass ich doch mal in die Tasten greife. Frisch ans Werk: Weiterlesen…

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Hätte uns wer 1996 erzählt, es würde binnen einer Generation möglich sein 500 Gigabyte-Festplatten bei uns zu tragen… wir hätten dies für verrückt gehalten.

Update (Mai 2013): Zwischenzeitlich nutze ich diese kleine Platte nur noch für Backups von Timemachine. Transportable Festplatten und USB-Sticks benutze ich schon gar nicht mehr. Weiterlesen…